Referat ASG generalforsamling 2023
Dato: 24. februar 2023 kl. 18:00
Sted: Studenterhus Aarhus, Nordre Ringgade 3, 8000 Aarhus C
Valg af dirigent, referent og stemmetællere
Dirigent: Trine
Referent: Emilie
Stemmetæller: Nick
Godkendelse af dagsorden
Alle godkender
Formandens (bestyrelsens) beretning
Forår 2022:
Efterår 2022:
Sæsonen i tal:
Frivillige arrangementer:
Indkomne forslag
Ingen indkomne forslag
Skulle have været bestyrelsen i hænde 3 uger inden.
Spørgsmål og forslag kan komme under eventuelt.
Aflæggelse af regnskab
Bestyrelsen har lige haft møde med kritiske revisorer, som har godkendt regnskabet.
Fremlæggelse af regnskab 2022
Årets resultat: -443.869
Budgetteret med et underskud på: -509.275 for 2022, da vi ikke som sådan må have penge stående. Vi skal helst gå i 0, da vi ikke er en forretning.
Vi budgetterede med et stort underskud fordi vi havde en stor egenkapital. Som forening må man ikke tjene penge, så vi skal helst gå i nul.
Efter nogle corona-år med aflysninger og uden arrangementer ophobede der sig en masse penge. I år er vi lykkes med at bruge dem.
Noter:
Referencen 2021 - “Corona-år”, derfor kan man ikke bruge det helt som sammenligningsgrundlag.
Højere lokaleudgifter, grundet mere brug af DGI-huset samt inflation (har også påvirket priser på halleje) - vi mangler tider i kommunale haller, det er der søgt om i sæson 2023/2024. Lokaleudgifter er næsten 100.000 kr. højere end budgetteret.
Derudover afviger udgifterne ikke så meget fra budgettet.
Vi har fået flere indtægter på gymnastikmedlemskaber end budgetteret med.
Spørgsmål: Hvorfor er der en stjerne ved kompensation?
Svar: Vi fjerner den fordi den udelukkende var baseret på coronakompensation. Posten er med her fordi der var en udgift på den i regnskabsåret 2021, men udgår herefter.
Spørgsmål: Andre indtægter er en del højere end budgetteret?
Svar: Vi har faciliteret at street dance kunne sælge billetter til deres show i starten af marts. Posten dækker også over opvisningen, som genererede 25.000 kr. i indtægter (halvdelen på forsalg i webshoppen, dvs. størstedelen af billetterne).
Spørgsmål: Er medlemsindtægterne også hotspot?
Svar: Nej, indtægterne fra hotspot ligger under gymnastik-events).
Spørgsmål: Materialeudgifter, hvad indebærer det?
Svar: F.eks. til kontoret, kontorartikler. Træningsredskaber (fitnessredskaber, tøndebånd, bolde), førstehjælpskasser.
Spørgsmål: Lokaleudgifter, har det noget at gøre med at instruktører kunne få lov til at bruge dem?
Svar: Nej, det indebærer også leje af kontorlokale samt flere tider i DGI-huset, som vi var nødt til at benytte os af.
Vedtagelse af budget og kontingent
Budget 2023:
Vi er opmærksomme på at vi budgetterer med et underskud igen og vi vil i løbet af året holde skarpt øje med status på hvor mange penge vi bruger jf. budgettet.
Vi vil søge puljer i sæson 2023/2024 til arrangementer, redskaber mm.
Egenkapital: 225.247 kr.
Kontingent 2023/2024:
Da vi har været gode til at bruge penge i 2022, kan vi ikke bruge lige så meget i 2023.
Det er blevet godkendt af de kritiske revisorer, som også gjorde os opmærksomme på at holde øje med udgifterne i 2023.
Man overestimerer som regel i budgettet, så vi regner selvfølgelig ikke med at gå minus.
Bestyrelsen har også snakket om at søge puljer og fonde - der er mange puljer at søge, både til f.eks. arrangementer og redskaber. Det vil bestyrelsen se ind i at gøre, hvis der er nogle puljer der giver mening at søge.
Vi forventer en øget indtægt ved at øge prisen på medlemskaber pga. inflationen. Vi bliver nødt til at følge udviklingen i samfundet, men vi vil stadig være konkurrencedygtige på prisen.
Arrangementudgifter er væsentlig lavere, da vi har færre penge at bruge i år. Arrangementer er et af de steder, vi kan skære ned, men vi holder selvfølgelig fast i de arrangementer, vi har. Vi har prioriteret stadig at have arrangementer for frivillige med, men sat budgettet lidt ned.
Vi køber trampoliner til jumping fitness, hvor vi får et nyt hold næste sæson. De to trænere har søgt en fond og fået 15.000 kr. specifikt til det.
Spørgsmål: Hotspot og open gym, hvor går det ind?
Svar: Det ligger oppe i gymnastikmedlemskaber under indtægter.
Tanken er at det går i nul. Vi er ved at retænke hotspot konceptet. Open gym håber vi på at få til at blive et almindeligt hold.
Hotspot: Vi har en eventpulje, hvor udgifter til hotspot ligger under.
Så rent praktisk lægger vi budget for de samlede indtægter og udgifter.
Gennemgang af kontingenter.
Forslag til næste sæson:
Spørgsmål: Er der mulighed for enkelt tilmelding på open gym? Der er mange, der ikke møder op hver gang.
Svar: Det vil bestyrelsen gerne kigge ind i.
Kan alle godkende budgettet?
Det er godkendt.
Valg af bestyrelse
Fratræder bestyrelsen:
Genopstiller:
Bestyrelsen indstiller:
Er der andre, der ønsker at stille op til bestyrelsen?
Nej
Bestyrelsen vedtages
Valg af suppleanter
Bestyrelsen indstiller Jasmine Nielsen
Rasmus Pradsgaard - nyopstillet
Valg af formand og næstformand
Fortsætter med delt formandsskab.
Valg af to kritiske revisorer samt to suppleanter
Vi har spurgt vores to kritiske revisorer om de vil fortsætte, og det vil de gerne.
Jesper Fredlev og Kristian Pedersen genopstiller
Suppleanter: Josephine Brunsgaard og Nick Laursen
Eventuelt
Forslag: Er det muligt at få tilskud, hvis man har ASG logo på sit tøj?
Svar/kommentar: Det kunne være et godt forslag. Andre har gjort sådan at foreningen betaler for trykket.
Spørgsmål: Er der mulighed for at blive frivillig på NorthSide i år?
Svar: Ja. Vi bliver spurgt hvert år. Hvis vi vil med, skal vi stille med mindst 15 frivillige. I år (2023) har vi 29 tilmeldte. De frivillige får en gratis partoutbillet. ASG får også tilskud pr frivillig.
Forslag/spørgsmål: Er der mulighed for en ekstra ekstratræning for f.eks. Mix når man er et stort hold? (Det er svært at nå at booke badmintonbaner i DGI-huset).
Svar: Bstyrelsen er opmærksom på problemet. Hvad skal der til?
Opfølgning: Bare en større hal, hvor der er plads til at puste en airtrack op. Kan f.eks. være en ekstra ekstratræning i januar.
Muligheder kunne være:
Opfølgning: Datoen for ekstra ekstratræning skal helst meldes ud fra starten af sæsonen.