Referat ASG generalforsamling 2023

 

Dato: 24. februar 2023 kl. 18:00

Sted: Studenterhus Aarhus, Nordre Ringgade 3, 8000 Aarhus C

 

---

 

Valg af dirigent, referent og stemmetællere

Dirigent: Trine

Referent: Emilie

Stemmetæller: Nick

 

Godkendelse af dagsorden

Alle godkender

 

Formandens (bestyrelsens) beretning

Forår 2022: 

• Forårsopvisning i Ceres Arena gik rigtig godt. Vi havde mange gæstehold og solgte mange billetter. Mange købte billetter i forsalg til 30 kr. per billet.
• Afslutningsfest i Smagsrummet med lækker mad og fri bar.
• Vi var også på NorthSide. 
• Vi var til Landsstævne.

 

Efterår 2022:

• DSFI i september. ASG stiller altid med en stand. ASG er en forening under AUS, og derfor skal vi møde op til den dag for at få bevilget vores støtte. Det er også en mulighed for at promovere ASG og skaffe nye medlemmer
• ASG Light. For-opvisning. I år fik vi lavet promovideo til ASG Light
• Christmas Challenge

 

Sæsonen i tal:

• 404 medlemmer 
• 56 frivillige
• 13 gymnastikhold
• 2 fitnesshold
• Lidt nedgang i medlemmer

• Holdene er fyldt ud, men mange der går på flere hold

 

Frivillige arrangementer: 

• Verdensholdet i maj 2022. Vi bestræber os på at holde et stort frivilligt arrangement hvert år. 
• Fitness seminar i foråret 2022. 
• Frankies i november. 

 

Indkomne forslag

Ingen indkomne forslag

Skulle have været bestyrelsen i hænde 3 uger inden.

Spørgsmål og forslag kan komme under eventuelt.

 

Aflæggelse af regnskab

Bestyrelsen har lige haft møde med kritiske revisorer, som har godkendt regnskabet.

 

Fremlæggelse af regnskab 2022

Årets resultat: -443.869 

Budgetteret med et underskud på: -509.275 for 2022, da vi ikke som sådan må have penge stående. Vi skal helst gå i 0, da vi ikke er en forretning. 

Vi budgetterede med et stort underskud fordi vi havde en stor egenkapital. Som forening må man ikke tjene penge, så vi skal helst gå i nul.

Efter nogle corona-år med aflysninger og uden arrangementer ophobede der sig en masse penge. I år er vi lykkes med at bruge dem. 

 

Noter:

Referencen 2021 - “Corona-år”, derfor kan man ikke bruge det helt som sammenligningsgrundlag. 

Højere lokaleudgifter, grundet mere brug af DGI-huset samt inflation (har også påvirket priser på halleje) - vi mangler tider i kommunale haller, det er der søgt om i sæson 2023/2024. Lokaleudgifter er næsten 100.000 kr. højere end budgetteret.

Derudover afviger udgifterne ikke så meget fra budgettet. 

 

Vi har fået flere indtægter på gymnastikmedlemskaber end budgetteret med. 

 

Spørgsmål: Hvorfor er der en stjerne ved kompensation?

Svar: Vi fjerner den fordi den udelukkende var baseret på coronakompensation. Posten er med her fordi der var en udgift på den i regnskabsåret 2021, men udgår herefter.

 

Spørgsmål: Andre indtægter er en del højere end budgetteret?

Svar: Vi har faciliteret at street dance kunne sælge billetter til deres show i starten af marts. Posten dækker også over opvisningen, som genererede 25.000 kr. i indtægter (halvdelen på forsalg i webshoppen, dvs. størstedelen af billetterne).

 

Spørgsmål: Er medlemsindtægterne også hotspot?

Svar: Nej, indtægterne fra hotspot ligger under gymnastik-events).

 

Spørgsmål: Materialeudgifter, hvad indebærer det?

Svar: F.eks. til kontoret, kontorartikler. Træningsredskaber (fitnessredskaber, tøndebånd, bolde), førstehjælpskasser.

 

Spørgsmål: Lokaleudgifter, har det noget at gøre med at instruktører kunne få lov til at bruge dem?

Svar: Nej, det indebærer også leje af kontorlokale samt flere tider i DGI-huset, som vi var nødt til at benytte os af.

 

Vedtagelse af budget og kontingent

 

Budget 2023: 

Vi er opmærksomme på at vi budgetterer med et underskud igen og vi vil i løbet af året holde skarpt øje med status på hvor mange penge vi bruger jf. budgettet. 

Vi vil søge puljer i sæson 2023/2024 til arrangementer, redskaber mm. 

Egenkapital: 225.247 kr. 

 

Kontingent 2023/2024:

• Ny pris grundet inflation (stigende energipriser bl.a.)
• Gymnastikmedlemskab 1 hold: 1300 kr. 
• -50% rabat for mere end 1 hold 
• Fitnessmedlemskab 1 hold: 400 kr. 
• -50% rabat for mere end 1 hold 

 

Da vi har været gode til at bruge penge i 2022, kan vi ikke bruge lige så meget i 2023. 

Det er blevet godkendt af de kritiske revisorer, som også gjorde os opmærksomme på at holde øje med udgifterne i 2023.

Man overestimerer som regel i budgettet, så vi regner selvfølgelig ikke med at gå minus.

Bestyrelsen har også snakket om at søge puljer og fonde - der er mange puljer at søge, både til f.eks. arrangementer og redskaber. Det vil bestyrelsen se ind i at gøre, hvis der er nogle puljer der giver mening at søge.

 

Vi forventer en øget indtægt ved at øge prisen på medlemskaber pga. inflationen. Vi bliver nødt til at følge udviklingen i samfundet, men vi vil stadig være konkurrencedygtige på prisen.

 

Arrangementudgifter er væsentlig lavere, da vi har færre penge at bruge i år. Arrangementer er et af de steder, vi kan skære ned, men vi holder selvfølgelig fast i de arrangementer, vi har. Vi har prioriteret stadig at have arrangementer for frivillige med, men sat budgettet lidt ned.

 

Vi køber trampoliner til jumping fitness, hvor vi får et nyt hold næste sæson. De to trænere har søgt en fond og fået 15.000 kr. specifikt til det.

 

Spørgsmål: Hotspot og open gym, hvor går det ind? 

Svar: Det ligger oppe i gymnastikmedlemskaber under indtægter. 

Tanken er at det går i nul. Vi er ved at retænke hotspot konceptet. Open gym håber vi på at få til at blive et almindeligt hold.

Hotspot: Vi har en eventpulje, hvor udgifter til hotspot ligger under.

Så rent praktisk lægger vi budget for de samlede indtægter og udgifter.

 

Gennemgang af kontingenter.

Forslag til næste sæson:

• Helårsmedlemskaber stiger 100 kr.
  • Vi har sammenlignet med andre foreninger, hvor kontingenter koster mere end vores.
  • Vi er en studenterforening og vil gerne være konkurrencedygtig på pris
• Fitness stiger 100 kr. per halve år. Det er rigtig billigt (gratis hvis man er medlem)
  • Hvis der er pladser på hold bliver det lagt ud, så man kan tilmelde sig (for 50 kr. - ligesom andre)

 

Spørgsmål: Er der mulighed for enkelt tilmelding på open gym? Der er mange, der ikke møder op hver gang.

Svar: Det vil bestyrelsen gerne kigge ind i.

 

Kan alle godkende budgettet?

Det er godkendt.

 

Valg af bestyrelse

 

Fratræder bestyrelsen:

Genopstiller:

• Maria Agerbæk
• Ayla Raundahl
• Helene Kristine Madsen
• Emilie Ringgaard
• Trine Schack Sørensen
• Karoline Lender (kasserer)

Bestyrelsen indstiller:

• Teresa Isabella Nørgård Thomsen 

 

Er der andre, der ønsker at stille op til bestyrelsen?

Nej

 

Bestyrelsen vedtages

 

Valg af suppleanter

Bestyrelsen indstiller Jasmine Nielsen

Rasmus Pradsgaard - nyopstillet

 

Valg af formand og næstformand

Fortsætter med delt formandsskab.

 

Valg af to kritiske revisorer samt to suppleanter

Vi har spurgt vores to kritiske revisorer om de vil fortsætte, og det vil de gerne. 

Jesper Fredlev og Kristian Pedersen genopstiller

 

Suppleanter: Josephine Brunsgaard og Nick Laursen

 

Eventuelt

Forslag: Er det muligt at få tilskud, hvis man har ASG logo på sit tøj?

Svar/kommentar: Det kunne være et godt forslag. Andre har gjort sådan at foreningen betaler for trykket.

 

Spørgsmål: Er der mulighed for at blive frivillig på NorthSide i år?

Svar: Ja. Vi bliver spurgt hvert år. Hvis vi vil med, skal vi stille med mindst 15 frivillige. I år (2023) har vi 29 tilmeldte. De frivillige får en gratis partoutbillet. ASG får også tilskud pr frivillig.

 

Forslag/spørgsmål: Er der mulighed for en ekstra ekstratræning for f.eks. Mix når man er et stort hold? (Det er svært at nå at booke badmintonbaner i DGI-huset).

Svar: Bstyrelsen er opmærksom på problemet. Hvad skal der til? 

Opfølgning: Bare en større hal, hvor der er plads til at puste en airtrack op. Kan f.eks. være en ekstra ekstratræning i januar.

Muligheder kunne være:

• Marselisborg Gymnasium.
• Viruphuset kan være en mulighed.

Opfølgning: Datoen for ekstra ekstratræning skal helst meldes ud fra starten af sæsonen.